Digitale verktøy for yrkes- og utdanningsveiledning på ungdomsskoler og videregående skoler

Personvernerklæring

Behandling av personopplysninger i Skoledata

Når du bruker våre tjenester vil Skoledata behandle personopplysninger om deg. Vår bruk er i samsvar med personopplysningsloven av 2018, og derigjennom den regulering som følger av EUs personvernforordning (heretter omtalt som «GDPR»).

Nedenfor finner du informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler i forhold til kundeforhold er Skoledata ved daglig leder.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler om elever, lærere, rådgivere og evt. andre brukere av våre tjenester er den enkelte skole som kunde hos oss. Alle våre kunder har fått tilbud om å inngå en databehandleravtale.

Personopplysninger som lagres

Vi lagrer følgende personopplysninger om kontaktpersoner (ansattbrukere) hos våre kunder:

  • Navn, e-postadresse og skole

Vi lagrer følgende personopplysninger om brukere av våre systemer:

  • Navn, e-postadresse, feide-id, klasse og skole
  • Spesielt for YOU-portalen – Skoletest: Informasjon om elevenes interesser
  • Spesielt for YOU-portalen – Karrierepermen: Besvarelser og kommentarer knyttet til skolens aktivitetsark
  • Spesielt for YOU-portalen – Hospitering: Elevenes hospiteringsvalg og kontaktpersoner ved vgs
  • Spesielt for YOU-portalen – Elevdialog: Meldinger og timebestillinger hos rådgiver
  • Spesielt for SYV-portalen – Studieval: Informasjon om elevenes interesser
  • Spesielt for Blokkvalg: Mobilnummer, Informasjonom elevenes ønskede/valgte programfag for neste skoleår

 

Formål med behandlingen

Vi behandler opplysningene for at våre kunder skal kunne benytte én eller flere av de tjenestene vi tilbyr, heretter kalt Tjenestene:

  • YOU-portalen – Skoletest
  • YOU-portalen – Karrierepermen
  • YOU-portalen – Hospitering
  • SYV-portalen – Studieval
  • Blokkvalg

Tjenestene eies, driftes og administreres av Skoledata as.

Vi benytter også opplysningene for å kunne gi deg informasjon, tilbud og service i forbindelse med ditt kjøp via e-post, telefon og SMS dersom du har samtykket til dette.

 

Grunnlaget for behandlingen

Informasjon samles inn for å oppfylle våre forpliktelser ihht kjøpsavtalen, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b.

Der du har samtykket til det benyttes også opplysningene til å sende deg nyhetsbrev, markedsføring og informasjon om vår virksomhet via e-post. Behandlingen skjer på grunnlag av berettigede interesser, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f. Vi anser de berettigede interesser å være at vi kan informere om relevant informasjon og vårt arbeid, som også har interesse for deg. I tillegg gir dette oss mulighet til å generere mer kommersiell aktivitet. Du kan når som helst takke nei til å motta slik informasjon fra oss.

 

Innhenting av personopplysninger

Vi lagrer de personopplysningene du har avgitt på våre nettsider eller til våre konsulenter i forbindelse med kjøp eller avtaleinngåelse.

Informasjon om elever kommer enten fra skolen eller direkte fra eleven selv.

Dersom elevene logger seg inn via Feide, vil vi innhente følgende identitetsinformasjon fra Feide: Navn og skoletilhørighet

 

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Skoledata benytter kun informasjonskapsler på våre nettsider www.skoledata.no,og da utelukkende for å analysere hvordan hjemmesidene benyttes av vårebesøkende ved hjelp av Google Analytics. IP-adressen din blir automatisk anonymisert, slik at statistikken ikke kan spores tilbake til deg som enkeltperson.

Følgende cookies benyttes av Google Analytics: _ga, _gat,_gid og collect.

 

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter avtalen utleveres nødvendige opplysninger til våre samarbeidspartnere:

  • Feide, i forbindelse med pålogging
  • Det er tilrettelagt for eksport av elevenes valg i Blokkvalg til SATS eller andre skoleadministrative systemer.

For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter avtalen benytter vi følgende underleverandører:

  • EnterNett as benyttes til fysisk hosting av våre servere og tjenester, og til support av Tjenestenes brukere.

Vår underleverandør har bare tilgang til personopplysninger i den grad det er nødvendig for å utføre de oppgaver de er satt til å gjøre.

Utover dette vil vi ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til andre, med mindre vi er rettslig forpliktet til det

 

Sletting av personopplysninger

Personopplysninger blir slettet eller pseudonymisert etter følgende retningslinjer:

Skoler med utløpt abonnement

12 måneder1 etter utløp:

o  YOU-portalen – alle typer personopplysninger

o  Blokkvalg – ansattbrukere

Skoler med løpende abonnement

YOU-portalen – avgåtte elever i Karrierepermen og Hospitering:

o  12 måneder1 etter at avgåtte elever er flyttet ut4 av systemet

YOU-portalen – øvrige elever:

o  33 måneder2 etter siste registrerte aktivitet i elevens klasse

Alle skoler uansett abonnementsstatus

Blokkvalg – elever:

o  fjorårets elever slettes 30. september i Akershus, og 1. mars i øvrige fylker3

 

Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i henhold til lovens krav.

 

Rettigheter for den registrerte

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger.

Det kan klages til Datatilsynet dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med lovverket.

 

Informasjonssikkerhet

For å forsikre oss om at opplysningene vi samler inn og bruker behandles på en betryggende måte, er det bare godkjente personer hos Skoledata som har tilgang til informasjonen du gir oss. Antallet personer med slik godkjenning er begrenset. I tillegg har vi interne rutiner for hvordan personopplysninger skal behandles. Adgangen til informasjonen er sikret med adgangskontroll og passord. Vi benytter oss ellers av ulike teknologiske virkemidler for å hindre at uvedkommende kommer inn på våre systemer og får tilgang til informasjon.

 

Kontaktinformasjon

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sende skriftlig til følgende adresser:

E-post: post@skoledata.no

Postadresse: Sverdrupsgate 23, 4007 Stavanger, Norge

 

Noter

1) Der hvor 12 måneder benyttes er dette for å unngå sletting ved utilsiktet hendelse (oppsigelse/oppflytting)

2) Der hvor 33 måneder benyttes er dette for å sikre at elever bevares til 10. trinn/VG3 også når de bruker systemet tidlig på 8. trinn/VG1 men ikke i det hele tatt på på 9. trinn/VG2

3) Data må bevares inntil de er importert eller registrert inn i skolenes administrative system

4) Gjøres av lærer via ”flytt opp elever (til neste skoleår)”-funksjonen (tilgjengelig i tjenester som har personlig innlogging for elever, dvs. Karrierepermen og Hospitering)

YOU-portalen - Skoledata AS - footerillustrasjon